I software Tecnosoft permettono ora di gestire e pianificare gli appuntamenti
dei vari tecnici dell'azienda per interventi di vario genere, programmati
e non.
L'agenda permette di:
- segnare sul calendario gli appuntamenti
- visualizzare e stampare l'elenco degli appuntamenti della giornata
- assegnare a più persone calendari diversi
L'agenda di Climax, in particolare, consente di distribuire in modo
automatico gli interventi di manutenzione programmata.
Viene di seguito descritto come personalizzare ed utilizzare la funzione
Agenda.
Utilizzo dell'agenda
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Fig. 1:
Per aprire l'agenda, selezionare la voce Agenda nel menu Planning.
Fig. 2:
L'agenda presenta in alto a destra il calendario mensile, a sinistra
il dettaglio del giorno e in basso le specifiche dell'intervento
selezionato.
All'interno del calendario mensile i giorni occupati da uno o
più appuntamenti vengono segnati con una riga rossa. In
giallo viene evidenziata la casella relativa al giorno che si
vuole visualizzare sulla sinistra.
E' possibile cambiare mese o anno agendo sui tasti in alto a destra.
Cliccando su un giorno nel calendario mensile, a sinistra compare
la sua specifica.
A sinistra è possibile inserire gli appuntamenti stabilendone
un orario di inizio e di fine (tali orari non possono comunque
superare quelli impostati In Utilità-Parametri-Agenda appuntamenti).
Per inserire un nuovo appuntamento:
- posizionarsi su un giorno (la casella del giorno diventa gialla)
- nell'area sottostante premere Nuovo
- assegnare un tecnico tra quelli precedentemente inseriti
- assegnare un cliente (per ricercarlo in Anagrafica F2 o doppio
click)
- digitare il luogo in cui l'intervento deve avvenire (il programma
riporta in automatico il paese di residenza del cliente salvato
in anagrafica)
- stabilire orario di inizio e fine (oppure spuntare Giornaliero
se l'intervento occupa l'intera giornata)
- selezionare Salva per salvare l'intervento o Annulla per abbandonare
la digitazione
Salvando un intervento, nel calendario mensile compare la linea
rossa e in quello giornaliero compare la specifica dell'intervento
da svolgere sulla fascia oraria stabilita.
In uno stesso giorno possono essere fissati più appuntamenti
assegnati ad uno o più tecnici.
Per modificare o cancellare un appuntamento:
- selezionare in Appuntamenti Staff: Tutti oppure il tecnico visualizzato
- andare nel calendario in alto a dx nel giorno interessato e
cliccare
- a questo punto sulla sx il giornaliero visualizza gli appuntamenti
impostati
- cliccare su quello da modificare e premere il pulsante Modifica
- se lo si vuole cancellare premere la X rossa di cancellazione
Spostare ad un altro giorno:
Dalla modifica è anche possibile spostare l'appuntamento
ad un altro giorno semplicemente cambiando la data e registrando
lo stesso appuntamento
Stampare la propria giornata:
Per stampare gli appuntamenti del giorno cliccare nel calendario
in alto a Dx e premere l'icona della stampante. A seconda di quanto
selezionato in Appuntamenti Staff, escono gli appuntamenti di
un singolo tecnico o di Tutti.
Fig. 3:
Premendo sulla stampante vengono stampati tutti gli appuntamenti
della giornata selezionata.
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Distribuzione automatica
degli interventi di manutenzione programmata |
Fig. 4:
Tramite il pulsante evidenziato in figura 4, è possibile
fissare appuntamenti in agenda partendo dalla gestione degli interventi
di manutenzione programmata.
Fig. 5:
Premendo il pulsante viene richiesta la conferma per il controllo
di eventuali interventi di manutenzione programmata in scadenza
nel mese selezionato in agenda. Nel caso ci siano interventi in
scadenza, gli stessi verranno evidenziati in agenda tramite un
icona rappresentante un orologio (figura 5 in data 10 giugno 2003).
Fig. 6:
Per Creare un appuntamento in agenda facendo riferimento ad un
intervento di manutenzione programmata in scadenza basta fare
doppio click sulla data evidenziata con l'icona rappresentante
l'orologio, si veda figura 6.
E', inoltre, possibile visualizzare tutte le scadenze di tutti
gli interventi di manutenzione programmata del mese selezionato
impostando il segno di spunta su "Visualizza le altre scadenze
del mese incluso oggi" (Figura 6). E' possibile riordinare
a proprio piacimento tutte le scadenze interventi visualizzate
in griglia tramite un click sull'intestazione di colonna. Per
esempio, facendo click sulla colonna Luogo verranno visualizzati
tutti gli interventi programmati in ordine di luogo.
Fig. 7:
Una volta selezionato e fissato l'intervento desiderato, esso
verrà messo in agenda ma non considerato chiuso.
Per chiudere un intervento programmato una volta che è
stato fatto, bisogna premere il pulsante "Chiudi intervento".
Verrà visualizzata la richiesta di conferma per l'aggiornamento
dell'archivio interventi: rispondendo sì, l'intervento
verrà memorizzato e considerato chiuso
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Personalizzazione
dell'agenda |
Prima di iniziare ad utilizzare l'agenda
è necessario stabilire, tramite il menu Utilità-Parametri-Agenda
appuntamenti, la fascia oraria all'interno della quale possono
essere programmati gli interventi tecnici.
Fig. 8:
Nell'esempio di figura 8 è stata impostata la fascia oraria
07.30 - 19.00 all'interno della quale si possono distribuire gli
appuntamenti giornalieri.
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Gestione dei tecnici
ai quali assegnare gli appuntamenti in agenda |
Una seconda operazione da fare prima di
utilizzare l'agenda è quella di assegnare un codice a tutti
i tecnici che poi verranno assegnati ai vari interventi.
Questa operazione va fatta tramite la Tabella Nominativi Tecnici
nel menu Planning.
Fig. 9:
Cliccando su Nuovo è possibile inserire un nuovo nominativo;
basta assegnare un codice alfanumerico, premere Invio e indicare
nome e cognome del tecnico. Salvando la digitazione, il nominativo
viene salvato e può essere gestito.
Tramite la stessa maschera è possibile ricercare e visualizzare
i tecnici inseriti (tasto Ricerca e freccia sx e dx), stamparne
l'elenco, oppure eliminarne uno (tasto Cancella attivato premendo
Invio sul codice).
Il campo utente può essere lasciato vuoto ma se lo si
inserisce permette di visualizzare automaticamente ogni volta
che lanciate l'agenda i vs appuntamenti e non quelli di tutti
gli altri.
Il valore da inserire è il vostro nome sulla rete che compare
sulla barra del menu del programma
[VER 3.3.0 UTENTE XXXXX].
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