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Software CLIMAX: Gestione agenda appuntamenti

I software Tecnosoft permettono ora di gestire e pianificare gli appuntamenti dei vari tecnici dell'azienda per interventi di vario genere, programmati e non.

L'agenda permette di:

  • segnare sul calendario gli appuntamenti
  • visualizzare e stampare l'elenco degli appuntamenti della giornata
  • assegnare a più persone calendari diversi

L'agenda di Climax, in particolare, consente di distribuire in modo automatico gli interventi di manutenzione programmata.

Viene di seguito descritto come personalizzare ed utilizzare la funzione Agenda.

Utilizzo dell'agenda



Fig. 1:
Per aprire l'agenda, selezionare la voce Agenda nel menu Planning.


Fig. 2:
L'agenda presenta in alto a destra il calendario mensile, a sinistra il dettaglio del giorno e in basso le specifiche dell'intervento selezionato.

All'interno del calendario mensile i giorni occupati da uno o più appuntamenti vengono segnati con una riga rossa. In giallo viene evidenziata la casella relativa al giorno che si vuole visualizzare sulla sinistra.
E' possibile cambiare mese o anno agendo sui tasti in alto a destra.
Cliccando su un giorno nel calendario mensile, a sinistra compare la sua specifica.
A sinistra è possibile inserire gli appuntamenti stabilendone un orario di inizio e di fine (tali orari non possono comunque superare quelli impostati In Utilità-Parametri-Agenda appuntamenti).

Per inserire un nuovo appuntamento:

- posizionarsi su un giorno (la casella del giorno diventa gialla)
- nell'area sottostante premere Nuovo
- assegnare un tecnico tra quelli precedentemente inseriti
- assegnare un cliente (per ricercarlo in Anagrafica F2 o doppio click)
- digitare il luogo in cui l'intervento deve avvenire (il programma riporta in automatico il paese di residenza del cliente salvato in anagrafica)
- stabilire orario di inizio e fine (oppure spuntare Giornaliero se l'intervento occupa l'intera giornata)
- selezionare Salva per salvare l'intervento o Annulla per abbandonare la digitazione

Salvando un intervento, nel calendario mensile compare la linea rossa e in quello giornaliero compare la specifica dell'intervento da svolgere sulla fascia oraria stabilita.
In uno stesso giorno possono essere fissati più appuntamenti assegnati ad uno o più tecnici.

Per modificare o cancellare un appuntamento:

- selezionare in Appuntamenti Staff: Tutti oppure il tecnico visualizzato
- andare nel calendario in alto a dx nel giorno interessato e cliccare
- a questo punto sulla sx il giornaliero visualizza gli appuntamenti impostati
- cliccare su quello da modificare e premere il pulsante Modifica
- se lo si vuole cancellare premere la X rossa di cancellazione

Spostare ad un altro giorno:

Dalla modifica è anche possibile spostare l'appuntamento ad un altro giorno semplicemente cambiando la data e registrando lo stesso appuntamento

Stampare la propria giornata:

Per stampare gli appuntamenti del giorno cliccare nel calendario in alto a Dx e premere l'icona della stampante. A seconda di quanto selezionato in Appuntamenti Staff, escono gli appuntamenti di un singolo tecnico o di Tutti.



Fig. 3:
Premendo sulla stampante vengono stampati tutti gli appuntamenti della giornata selezionata.

Distribuzione automatica degli interventi di manutenzione programmata



Fig. 4:
Tramite il pulsante evidenziato in figura 4, è possibile fissare appuntamenti in agenda partendo dalla gestione degli interventi di manutenzione programmata.


Fig. 5:
Premendo il pulsante viene richiesta la conferma per il controllo di eventuali interventi di manutenzione programmata in scadenza nel mese selezionato in agenda. Nel caso ci siano interventi in scadenza, gli stessi verranno evidenziati in agenda tramite un icona rappresentante un orologio (figura 5 in data 10 giugno 2003).


Fig. 6:
Per Creare un appuntamento in agenda facendo riferimento ad un intervento di manutenzione programmata in scadenza basta fare doppio click sulla data evidenziata con l'icona rappresentante l'orologio, si veda figura 6.

E', inoltre, possibile visualizzare tutte le scadenze di tutti gli interventi di manutenzione programmata del mese selezionato impostando il segno di spunta su "Visualizza le altre scadenze del mese incluso oggi" (Figura 6). E' possibile riordinare a proprio piacimento tutte le scadenze interventi visualizzate in griglia tramite un click sull'intestazione di colonna. Per esempio, facendo click sulla colonna Luogo verranno visualizzati tutti gli interventi programmati in ordine di luogo.


Fig. 7:
Una volta selezionato e fissato l'intervento desiderato, esso verrà messo in agenda ma non considerato chiuso.
Per chiudere un intervento programmato una volta che è stato fatto, bisogna premere il pulsante "Chiudi intervento". Verrà visualizzata la richiesta di conferma per l'aggiornamento dell'archivio interventi: rispondendo sì, l'intervento verrà memorizzato e considerato chiuso

 

Personalizzazione dell'agenda

Prima di iniziare ad utilizzare l'agenda è necessario stabilire, tramite il menu Utilità-Parametri-Agenda appuntamenti, la fascia oraria all'interno della quale possono essere programmati gli interventi tecnici.


Fig. 8:
Nell'esempio di figura 8 è stata impostata la fascia oraria 07.30 - 19.00 all'interno della quale si possono distribuire gli appuntamenti giornalieri.

Gestione dei tecnici ai quali assegnare gli appuntamenti in agenda

Una seconda operazione da fare prima di utilizzare l'agenda è quella di assegnare un codice a tutti i tecnici che poi verranno assegnati ai vari interventi.

Questa operazione va fatta tramite la Tabella Nominativi Tecnici nel menu Planning.


Fig. 9:
Cliccando su Nuovo è possibile inserire un nuovo nominativo; basta assegnare un codice alfanumerico, premere Invio e indicare nome e cognome del tecnico. Salvando la digitazione, il nominativo viene salvato e può essere gestito.
Tramite la stessa maschera è possibile ricercare e visualizzare i tecnici inseriti (tasto Ricerca e freccia sx e dx), stamparne l'elenco, oppure eliminarne uno (tasto Cancella attivato premendo Invio sul codice).

Il campo utente può essere lasciato vuoto ma se lo si inserisce permette di visualizzare automaticamente ogni volta che lanciate l'agenda i vs appuntamenti e non quelli di tutti gli altri.
Il valore da inserire è il vostro nome sulla rete che compare sulla barra del menu del programma
[VER 3.3.0 UTENTE XXXXX].

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